PROGRAM ARSIP

PROGRAM ARSIP VITAL DALAM RANGKA PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP

Selasa, 09 Agustus 2011 11:57

Di Ibukota Jakarta pada tanggal 1 Februari 2007 terjadi banjir besar mengakibatkan 60 % wilayah DKI Jakarta terendam air. dengan kedalaman mencapai hingga 5 meter di beberapa titik lokasi banjir. Banjir 2007 ini lebih luas dan lebih banyak memakan korban jiwa dan harta dibandingkan bencana serupa yang melanda pada tahun 2002 dan 1996. Selanjutnya masih di Jakarta, peristiwa kebakaran masih menjadi ancaman serius bagi warga Jakarta. Berdasar survey Kompas, sepanjang tahun2010 tercatat ada 708 kebakaran di lima wilayah di DKI Jakarta. Artinya dalam sehari ada 2-3 kebakaran. Bencana-bencana tersebut selain menelan korban jiwa dan harta juga memberikan dampak yang sangat besar terhadap kehidupan manusia. Salah satu dampak diantaranya adalah musnah, hilang, dan rusaknya arsipARSIP: Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. atau dokumen penting yang merupakan aset bagi organisasi. Diantara arsip yang dibuat dan diterima organisasi adalah arsip yang dikategorikan vital bagi kelangsungan organisasi. Arsip vitalARSIP VITAL: Arsip yang dipergunakan untuk menjamin berlangsungnya kegiatan pemerintahan atau kegiatan usaha, sehingga perlindungan atas arsip-arsip tersebut menduduki posisi sentral dan merupakan tuntutan yang primer. merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum dan memori organisasi perlu memperoleh perlindungan khusus dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak. Peranan Lembaga Kearsipan Pasal 1 butir 3 UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan defisini arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan prasyarat dasar bagi kelangsungan  operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantukan apabila rusak atau hilang. Selanjutnya Pasal 56 UU tersebut menjelaskan bahwa Pemerintahan Daerah wajib membuat program arsip vital yang dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, pelindungan dan pengamanan dan penyelamatan dan pemulihan. Mengenai arsip vital juga diatur dalam Pasal 13 Perda No.1 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Kearsipan yang menyebutkan bahwa setiap SKPD wajib menerapkan program arsip vital sebagai perlindungan arsip di lingkungannya terhadap bencana dan menyimpan dan merawat dengan cara khusus. Berdasarkan kedua aturan tersebut terlihat jelas bahwa Pemerintah Provinsi DKI Jakarta melalui BPAD sebagai lembaga kearsipan yang mempunyai fungsi menyelenggarkan dan mengkoordinasikan bidang kearsipan wajib  membuat program arsip vital yang selanjutnya dijadikan pedoman bagi setiap SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam menerapkan program arsip vital guna perlindungan dan penyelamatan arsip vitalnya terhadap bencana. Pengidentifikasian Arsip Vital Hal yang sangat penting dalam perlindungan dan penyelamatan arsip vital adalah bagaimana instansi pemerintah melakukan penentuan arsip yang dikategorikan menjadi arsip vital. Kegiatan penentuan ini haruslah dilakukan dengan cara hati-hati dan cermat melalui prosedur yang sistematis. Kesalahan dalam menentukan arsip vital atau bukan akan menyebabkan kemungkinan instansi akan mengalami kerugian, karena itu perlu dibentuk Tim Kerja yang keanggotaannya terdiri dari pejabat yang mewakili Lembaga Kearsipan (BPAD), Biro Hukum, Inspektorat, BPKD dan SKPD terkait yang menghasilkan arsip vital. Sebelum menentuan arsip vital maka perlu diketahui kriteria apa saja yang dikaterorikan sebagai arsip vital. Pertama, merupakan prasarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya; Kedua, sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena verisi informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana; Ketiga, berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (aset) instansi; dan Keempat, berkaitan dengan kebijakan strategis instansi. Selanjutnya langkah-langkah kegiatan yang dilakukan dalam melakukan identifikasi adalah : Pertama, analisis Organisasi dilakukan untuk menentukan SKPD mana yang memiliki potensial menciptakan arsip vital. Analisis organisasi dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi. Kedua, pendataan atau survey yang merupakan teknik dalam mengumpulkan data mengenai arsip vital. Pada tahapan ini untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital pada SKPD yang potensial. Ketiga, pengolahan hasil pendataan untuk memperoleh kepastian bahwa hasil identifikasi memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. Keempat, penentuan arsip vital dilakukan dengan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil pendataan sehingga dapat ditentukan jenis-jenis arsip vital di SKPD yang bersangkutan secara pasti. Dengan demikian setiap SKPD akan memiliki daftar arsip vital yang bersifat spesifik di SKPD masing-masing. Contoh arsip vital : MoU dan Perjanjian Kerja Sama, arsip aset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung), berkasBERKAS: Himpunan dokumen / arsip yang isinya saling berkaitan sehingga membentuk satu kesatuan informasi. perkara pengadilan, dan personal file. Kelima, penyusunan Daftar Arsip Vital yang berisi informasi tentang arsip vital yang ada pada organisasi ke dalam bentuk formulir dan ditandatangani oleh Ketua Tim Kerja. Perlindungan terhadap Arsip Vital Sebelum mengetahui perlindungan terhadap arsip vital maka perlu diketahui lebih dahulu faktor pemusnah/perusak arsip vital. Adapun faktor pemusnah/perusak arsip vital disebabkan oleh 2 faktor. Pertama faktor bencana alam seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembesan air laut, longsor, kebakaran, letusan gunung berapi dan badai. Faktor kedua, adalah kemusnahan/kerusakan dan kehilangan arsip vital yang disebabkan oleh faktor manusia seperti perang, sabotage,, pencurian, penyadapan, unsur kesengajaan dan kelalaian manusia. Dengan memahami faktor pemusnah/perusak arsip akan ditetapkan metode perlindungan arsip vital yang dilakukan dengan cara duplikasi dan dispersal (pemencaran) sampai penggunaan peralatan khusus. Duplikasi dan dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat lain. Metode ini dilaksanakan dengan asumsi bahwa bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda. Selanjutnya, perlindungan terhadap arsip vital dapat dilakukan dengan penggunaan peralatan khusus seperti almari besi, filling cabinet tahan api, dan ruang bawah tanah. Prinsipnya peralatan tersebut memiliki karekteristik tidak mudah terbakar, kedap air, dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital Penyelamatan arsip vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) arsip vital ke tempat yang lebih baik khususnya pada saat atau pasca bencana. Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah penyelamatan arsip vital dengan cara : mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih aman. Selanjutnya mengidentifkasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital. Pemulihan arsip vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip vital  yang rusak akbat bencana. Pemulihan atas arsip vital dilakukan dengan tahapan: Pertama, stabilitas dan perlindungan arsip yang dievakuasi dilakukan dengan pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin. Kedua, penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan  untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media, atau peralatan apa yang ikut rusak termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan. Ketiga, pelaksanaan penyelamatan untuk bencana berskala besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman. Untuk bencana berskala kecil cukup dilakukan oleh Unit Fungsional dan SKPD terkait. Keempat, prosedur penyimpanan kembali dilakukan dengan cara arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ke tempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai. Kelima, setelah dilakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamtan arsip vital dan penyusunan laporan Kesimpulan Program arsip vital yang dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, pelindungan dan pengamanan dan penyelamatan dan pemulihan merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk mengantisipasi kerusakan dan  kehancuran arsip vital yang disebakan oleh bencana atau musibah. BPAD Provinsi DKI Jakarta sebagai lembaga kearsipan perlu segera menyusun program arsip vital yang akan memberikan perlindungan, pengamanan, dan pernyelamatan terhadap arsip vital ketika terjadi bencana. Program arsip vital merupakan salah satu usaha di bidang manajemen pencegahan dan penanggulangan bencana/musibah yang diperlukan bagi SKPD di lingkugan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dan digunakan sebagai pedoman dalam pengelolaan arsip vital. Referensi http://id.wikipedia.org/wiki/Banjir_Jakarta_2007 http://www.beritajakarta.comKebakaran di DKI Jakarta. Kompas, 28 Maret 2011   Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta No.1 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Kearsipan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 06 tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara Iwan Satyoprodjo, S.H.,M.H Ka. Sub Bidang Pembinaan Kearsipan (bangsimas)

Terakhir Diperbaharui pada Selasa, 09 Agustus 2011 12:06

PERLINDUNGAN TERHADAP ARSIP VITAL

Arsip vital merupakan kategori dari arsip dinamis, tercipta dalam berbagai bentuk media, tergantung dengan fungsi organisasi. Karena itu dimungkinkan arsip yang tercipta berupa media berbasis kertas, bentuk mikro, elektronik, gambar teknik, peta dan sebagainya. Arsip vital yang diciptakan merupakan arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip vital yang bersifat aktif untuk kelanjutan hidup organisasi disimpan pada central file atau ditempat penyimpanan arsip aktif di unit kerja.
Arsip

vital yang bersifat aktif seperti arsip personalia, arsip pertanggungjawaban keuangan, arsip pemasaran dan sebagainya umumnya frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus menerus, karena itu harus tersedia pada saat diperlukan. Arsip vital yang bersifat inaktif seperti pernyelenggaraan suatu diklat yang sudah berlangsung beberapa waktu yang lalu, penyelenggaraan pameran yang sudah berlangsung dan sebagainya. Pada umumnya frekuensi penggunaan arsip vital yang bersifat inaktif sebagi berkas kerja sudah berkurang dan disimpan pada pusat arsip (records center).

Untuk kelangsungan operasioanal organisasi maka perlu adanya perlindungan terhadap arsip vital dan perlindungan ini harus bersifat aktif! Perlindungan yang dapat dilakukan disarankan antara lain membuat beberrap copy duplikat. Perlindungan untuk arsip vital yang bersifat inaktif lebih sulit jika dibandingkan dengan perlindungan arsip vital yang bersifat aktif pada central file. Hal tersebut diakrenakan pada tempat penyimpanan arsip vital yang inaktif disentralkan pada pusat arsip (records centre). Bebarapa arsip vital yang keberadaannya pada pusat arsip seperti arsip seperi arsip anggaran dasar perusahaan, maka dapat dikelompokkan sebagai arsip statis.

Kegiatan perlindungan terhadap arsip vital, termasuk penciptaan duplikasi arsip vital dapat dilakukan dengan berbagai macam cara yaitu dengan melakukan mikrografi, fotocopy langsung arsip vital yang bermedia kertas, alih media arsip yang berbasi kedalam CD ROM, DVD dan sebagainya. Disamping melakukan duplikasi dengan berbagai macam cara termasuk program perlindungan arsip vital lainnya yaitu membatasi jumlah penciptaan arsip sesuai dengan kebutuhan dan prosedur yang ada, disimpan pada ruangan besi atau tempat lainnya, hal ini dilakukan agar selalu bisa memperluas perlindungan tidak semua arsip vital saja tetapi termasuk semua jenis arsip dinamis yang mempunyai nilai tinggi!

PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP

Pengertian arsip sebagaimana yang dimaksud dalam Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari pengertiannya saja sudah jelas terlihat bahwa apa yang dinamakan arsip tersebut sangat luas dan tidak mutlak berbentuk kertas.

Disini saya mencoba untuk menjabarkan permasalahan apa saja yang dianggap sebagai factor perusak bahkan pemusnah arsip. Apapun bentuknya arsip bisa saja rusak dan atau musnah.

Utamanya faktor perusak dan atau pemusnah arsip itu secara garis besar ada dua macam. Yang pertama yaitu factor yang disebabkan oleh bencana alam seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembasan air laut, longsor, kebakaran, gunung meletus dan lain-lainnya. ( ngat peristiwa tsunami di Aceh Beberapa tahun yang lalu dan juga yang baru-baru ini yaitu gempa Padang, yang kesemuanya itu masuk kategori bencana alam yang menghancurkan segalanya tidak terkecuali arsip-arsip/ dokumen yang tersimpan di badan arsip, perusahaan, lembaga kemasyarakatan, organisasi politik yang di daerah maupun dokumen yang tersimpan pada perorangan).

Faktor yang kedua yaitu oleh manusia sendiri seperti disebabkan karena peperangan, sabotase, pencurian, penyadapan atau unsure sengaja dan kelalaian manusia.

Sebagai tambahan yaitu yang ketiga juga bisa disebut sebagai factor perusak dan atau pemusnah yaitu yang disebabkan oleh jenis hewan seperti rayap, kutu buku dan lain-lain.

Sebelem itu semua terjadi hendaknya kita membuat metode perlindungan arsip misalnya dengan duplikasi/ digitalisasi arsip dengan cara menciptakan duplikat atau backup atau copy arsip dan menyimpan hasil duplikasinya ditempat lain. Disini yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan duplikasi adalah memilih dengan cermat dan teliti bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan, factor biaya yang mampu disediakan juga menjadi sorotan serta aspek efisiensi harus menjadi pertimbangan pokok sehingga setiap langkah jangan sampai terjadi duplikasi yang berulang-ulang. Kalu misalnya sudah pernah diduplikasi, diduplikasi dalam bentuk apa dan dimana lokasinya, seberapa sering duplikasi itu dipergunakan sehingga diketahui jumlah duplikasi yang diperlukan, harus mencatat kapat duplikasi dilaksanakan guna menjamin bahwa duplikasi benar telah dibuat secara lengkap dan terjamin keotentikannya, jika melakukan duplikasi di luar media kertas perlu disiapkan media untuk membaca dan reproduksi informasinya.

Metode duplikasi dapat dilakukan dengan membuat alih media kedalam CD/ DVD ataupun yang paling baru sekarang ini BlueRay. Media tersebut kemudian dibuatkan backup.

Perlindungan arsip dari kerusakan dan kehancuran atau musnah dapat dilakukan dengan penggunaan perlatan penyimpanan khusus seperti almari bersi, filing cabinet tahan api, kedap air dan bebas medan magnet, ini untuk jenis arsip berbasis magnetic/ elektronik.

Pengamanan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara seperti penggunaan system kemanan ruang penyimpanan, penggunaan sistem alarm yang dapat mengamankan dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lainnya. Penggunaan bahan kedap air atau menempatkan arsip pada ketinggian yang bebas dari banjir. Mempergunakan struktur rancang bangun bagi bangunan di daerah rawan gempa, topan dan badai. Dilengkapi dengan alarm, hydrant dan alat pemadam kebakaran.

Untuk pengamanan informasi arsip itu sendiri biasanya diatur oleh lembaga kearsipan yang bersangkutan. Di Arsip Nasional RI misalnya menggunakan cara : memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip yang dimaksudkan untuk menjamin bahwa arsip hanya dipergunakan oleh yang berhak. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam. Menyusun PROTAP [Prosedur Tetap] secara rinci dan detail. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dalam penggunaan hak itu terkontrol dengan baik dengan menerapkan indek langsung dan tidak langsung.

Dan yang terakhir adalah penyimpanan, arsip dapat disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah dan atau menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah usaha pencurian baik fisik maupun informasinya. Metode yang diterapkan Arsip Nasional yaitu dengan penyimpanan arsip yang ditempatkan pada ruangan tertentu yang berada pada kompleks gedung pencipta arsip dan atau ditempatkan pada gedung diluar gedung perkantoran pencipta arsip. (dikutip dari Http://Kodzan blogspot.com)