Teknologi Informasi adalah suatu alat yang dapat meringankan beban atau
kesulitan yang dialami oleh manusia. Oleh karena itu, kita harus bisa
menggunakannya. Karena jika kita tidak dapat
menggunakannya, kita akan terpengaruh oleh teknologi tersebut. Salah satu jenis
teknologi informasi adalah internet, handphone, komputer, dan lainnya.
Teknologi informasi memiliki dua efek, negativ dampak dan dampak positif.
Internet adalah salah satu jenis internet. Internet adalah jaringan komputer
yang terhubung secara internasional dan tersebar di seluruh dunia. Jaringan ini
meliputi jutaan pesawat komputer yang terhubung satu sama lain dengan
memanfaatkan jaringan telepon (baik kabel dan gelombang elektromagnetik).
Jaringan memungkinkan jutaan aplikasi komputer antar komputer dalam jaringan
diimplementasikan dengan dukungan perangkat lunak Internet dan perangkat keras
diperlukan. Untuk bergabung jaringan ini, satu pihak (dalam hal ini provider)
harus memiliki program aplikasi serta bank data yang menyediakan informasi dan
data yang dapat diakses oleh pihak lain yang tergabung dalam internet. Internet
memiliki dampak positif dan dampak negatif. Dampak positif dari internet
adalah: saya bisa lebih mudah mencari ilmu, mencari ilmu untuk tugas tersebut,
memberikan hiburan yang saya inginkan, mendapatkan uang, membeli barang,
menjual barang, mereproduksi persahabatan teman dengan situs seperti facebook,
friendster, blog ub, dan dll. Dampak negatif
dari Internet adalah: ketergantungan terhadap dunia maya sehingga kita menjadi
malas untuk berpikir dan mencoba, dapat merusak moral kita karena situs ini
dilarang dan mempraktikkannya, kehilangan iman karena sugesti dan video yag
diperoleh dari situs yang kurang baik, mendapatkan info belum tentu
kebenaran, dan sebagainya. Handphone adalah salah satu Teknologi Informasi. Handphone juga memiliki dua dampak, yaitu dampak
positif dan negatif. Dampak positif dari handphone sendiri adalah: Saya
dapat memahami situasi keluarga saya meskipun saya tidak dengan dia, informasi
penting dengan cepat disampaikan dan dokumen peristiwa yang paling khusus,
memberikan hiburan dengan musik dan musik-video lucu jika ada , Dapatkan
pengetahuan tentang perkembangan teknologi, Memperluas jaringan pertemanan, dan
sebagainya. Dampak negatif dari handphone
adalah:
1.
Mengganggu Perkembangan Anak dengan: Dengan fitur-fitur canggih yang tersedia
di ponsel (HP), seperti kamera, permainan (game) akan mengganggu siswa untuk
menerima pelajaran di sekolah? Tidak jarang
mereka disibukkan dengan menerima panggilan, sms, miscall dari teman mereka
bahkan dari keluarga mereka sendiri. Lebih parah lagi ada HP yang
digunakan untuk berselingkuh (kecurangan) dalam replikasi. Bermain game saat guru
menjelaskan pelajaran dan sebagainya. Jika dibiarkan, maka generasi yang kita
harapkan akan menjadi budak teknologi.
2. Radiasi efek Selain berbagai kontroversi
seputar dampak negatif penggunaannya,. HP juga mempengaruhi penggunaan
kesehatan, ada baiknya siswa lebih hati-hati dan bijaksana dalam menggunakan
atau memilih HP, khususnya siswa anak-anak. Jika tidak begitu perlu, harus
anak-anak seharusnya tidak diperbolehkan untuk menggunakan HP secara permanen.
3. Rentan
terhadap kejahatan. Ingat, mahasiswa adalah salah satu target utama para
penjahat.
4. Sangat berpotensi mempengaruhi sikap dan
perilaku siswa. Jika tidak ada kontrol dari guru dan orang tua. HP dapat digunakan untuk menyebarkan gambar yang
mengandung unsur pornografi dan lain-lain yang tidak pantas dilihat mahasiswa.
5.
Pemborosan Dengan HP memiliki, maka kita akan meningkatkan pengeluaran,
terutama jika HP hanya digunakan untuk hal yang tidak bermanfaat maka hanya
akan sia-sia. dan lainnya.
Komputer adalah salah satu Teknologi
Informasi. Komputer adalah perangkat elektronik yang membantu orang bekerja. Manusia dengan komputer lebih mudah untuk melakukan
tugas-tugasnya. Komputer memiliki dua efek, baik positif maupun negatif
ampak. Di antara dampak positif yang bisa kita dapatkan adalah dengan
menggunakan program perangkat lunak pendidikan seperti pengetahuan dasar
membaca, berhitung, sejarah, geografi, dan sebagainya. Selain itu, perangkat pendidikan ini kini juga diramu dengan unsur
hiburan (entertainment) yang sesuai dengan materi, sehingga anak semakin suka.
Dalam hal ini, komputer dalam proses pembelajaran, akan melahirkan suasana yang
menyenangkan bagi anak. Gambar-gambar dan suara yang muncul juga membuat anak
tidak cepat bosan, sehingga dapat merangsang anak untuk tahu lebih lanjut. Di sisi
positifnya, anak bisa menjadi lebih rajin dan dirangsang untuk belajar
berkonsentrasi. Namun, dampak negatif dari penggunaan komputer juga tidak bisa
diabaikan. Salah satunya adalah kemungkinan anak, kemungkinan besar tanpa
sepengetahuan orangtua, 'mengkonsumsi' games yang menampilkan unsur-unsur
seperti kekerasan dan agresivitas. Banyak ahli pendidikan memperingatkan bahwa
game kekerasan dan agresi beraroma ini adalah pemicu perilaku agresif pada
anak-anak dan sadis.
Penerapan Standar pelayanan harus didukung adanya budaya
pelayanan yang secara konsisten dikembangkan pada organisasi pelayanan
publik. Dalam penyelenggaraaan pelayanan publik selama ini, penyelenggara
pelayanan publik seringkali mendapatkan citra yang negatif karena proses yang
panjang, dan berbelit-belit serta ketidakjelasan biaya pelayanan.
Bagaimana mungkin
seorang pemberi pelayanan dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan
baik, bila nilai-nilai, norma dan prinsip-prinsip organisasi tempatnya
bekerja ternyata mengabaikan kearifan dan tanggungjawab terhadap kemaslahatan
banyak orang.
Persoalan
budaya pelayanan memainkan peran yang dominan dan melingkupi keseluruhan
kegiatan yang dijalankan oleh unit pelayanan publik. Maka sebaiknya,
nilai-nilai baik berupa azas/prinsip-prinsip, tujuan atau norma pelayanan yang
baik, termasuk etika, sikap dan perilaku pemberi layanan, dibangun dan
dikembangkan berlandaskan kebijakan yang dirumuskan secara jelas oleh
organisasi penyelenggara pelayanan publik. Perubahan mindset mutlak sangat
diperlukan sebagai langkah awal melakukan perubahan budaya pelayanan. Pola
pikir selama ini tentang aparat pemerintah yang emmiliki kedudukan dan
kewenangan tak terbantahkan dibanding masyarakat yang dilayani, harus segera
dibuang jauh-jauh. Budaya pelayanan sesegera mungkin harus berubah menjadi
lebih peka terhadap harapan-harapan masyarakat. Namun demikian, perlu dicermati
bahwa mengubah mindset aparat pemeringah tidak bisa dilakukan dengan pemberian
motivasi melalui ceramah, kursus-kursus saja, tetapi yang utama adalah melalui
penerapan manajemen yang benar mencakup pemberian kesejahteraan memadai dan
penerapan reward dan punishment secara konsisten dan berkelanjutan. Beberapa perubahan
mindset aparat pelayanan publik yang diyakini dapat merubah budaya pelayanan
antara lain dengan :
Mengutamakan
pendekatan tugas yang diarahkan kepada pengayoman dan pelayanan rakyat dan
menghindarkan kesan pendekatan kekuasaan dan kewenangan;
Melakukan
penyempurnaan organisasi yang bercirikan organisasi modern, ramping,
efektif dan efisien yang mampu membedakan antara tugas-tugas yang perlu
ditangani dan yang tidak perlu ditangani;
Melakukan
perubahan sistem dan prosedur kerjanya yang lebih berorientasi pada
ciri-ciri organisasi modern yakni pelayanan cepat, tepat, akurat, terbuka
dengan tetap mempertahankan kualitas, efisiensi biaya dan ketepatan waktu;
Memposisikan
diri sebagai fasilitator pelayanan publik daripada sebagai agen pembaharu
(change of agent) pembangunan;
Melakukan
transformasi diri dari birokrasi yang kaku (rigid) menjadi organisasi
birokrasi yang strukturnya lebih desentralistis, novatif, fleksibel dan
responsif.
Dalam
upaya pembangunan budaya pelayanan ini membutuhkan keterbukaan seluruh aparat
pelayanan publik untuk menerima perubahan budaya organisasi maupun pola pilir
demi kemajuan unit pelayanan publik. Di dalam perubahan tersebut, perubahan
perilaku para pemberi pelayanan akan selalu dibandingkan dengan rekannya yang
bekerja di unit layanan publik lainnya. Penciptaan budaya menghargai prestasi
amat dibutuhkan untuk menumbuhkan rasa kebanggaan terhadap organisasi Beberapa
langkah yang dapat menumbuhkan budaya pelayanan antara lain sebagai berikut :
tempatkan
pegawai dari unit berbeda yang memiliki tugas dan fungsi jelas di unit
pelayanan sebagai langkah awal menuju perubahan budaya;
ciptakan
rotasi pekerjaan secara berkala, kerja magang di lura unit, saling tudak
menukar informasi seputar tugas dan fungsi antar unit, dan apabila
memungkinkan melakukan perlombaan antar unit pelayanan publik;
rayakan
keberhasilan dalam pemberian pelayanan publik dengan memberikan
penghargaan kepada pegawai yang berprestasi;
ciptakan
bahasa, kebiasaan, cerita sukses, dan simbol untuk mendorong rasa
kebersamaan dan rasa kesatuan dalam tim unit pelayanan publik;
ciptakan
mentala model baru dengan emngikutsertakan pegawai dalam merancang misi
organisasi, perlakuan nilai, kepercayaan, dan asumsi mereka sebagai
investasi bagi keberhasilan unit pelayanan; dan
ciptakan
model sistem sebagai cara memberikan pemahaman tentang bagaimana sesuau
bekerja dan bagaimana perubahan akan efektif. (Standar Pelayanan Publik)
Ingat ini bukan senyum sendiri.. hehehe,
nanti malah dikira tidak waras dan banyak pria menjauh. Tapi bagaimana seorang wanita
selalu memberikan senyum secara alami dan tidak dibuat-buat. Tapi juga jangan
berikan senyum kepada sembarang pria, nanti malah di kira murahan, terkecuali
kalau ada tuntutan pekerjaan misalnya melayani konsumen. Berikan senyum
termanis Anda kepada orang yang Anda kenal.
Apa jadinya kalau muka selalu terlihat judes,
jutek atau muram pasti ga enak di lihat. Muka dengan penuh senyum akan membuat
seorang wanita lebih enak dipandang orang lain. Pancarkan selalu wajah yang
penuh kebahagiaan.
2. Berikan
perhatian-perhatian kecil
Setiap orang tak peduli itu wanita atau pria,
anak-anak atau dewasa pasti suka di perhatikan. Tapi jangan juga terlalu
berlebihan karena akan terlihat kolokan, terlalu manja, lebay... dan ini malah
akan membuat pria jengah.
3. Tambah Wawasan
dan Pengetahuan
Wanita yang smart akan memiliki nilai lebih
karena bisa di ajak diskusi atau tukar pendapat. Sehingga saat teman pria Anda
butuh share Anda bisa di ajak tukar pikiran, memberikan solusi, pendapat, jalan
keluar.
4. Bersikap ramah
dan sopan
Tak bisa dipungkiri siapapun orangnya kalau
sikapnya penuh keramah tamahan dan sopan tentu banyak di sukai orang lain.
5. Berpenampilan
menarik juga sopan.
Walaupun penampilan bukan segala-galanya tapi
saat pertama kali orang mengenal Anda pasti yang di lihat penampilan luar
terlebih dahulu. Jika seorang wanita memiliki penampilan yang enak di lihat
pasti dengan sendirinya juga akan banyak menarik perhatian pria.
PROGRAM ARSIP VITAL DALAM RANGKA PERLINDUNGAN DAN
PENYELAMATAN ARSIP
Selasa, 09 Agustus
2011 11:57
Di Ibukota
Jakarta pada tanggal 1 Februari 2007 terjadi banjir besar mengakibatkan 60 %
wilayah DKI Jakarta terendam air. dengan kedalaman mencapai hingga 5 meter di
beberapa titik lokasi banjir. Banjir 2007 ini lebih luas dan lebih banyak
memakan korban jiwa dan harta dibandingkan bencana serupa yang melanda pada
tahun 2002 dan 1996. Selanjutnya masih di Jakarta, peristiwa kebakaran masih
menjadi ancaman serius bagi warga Jakarta. Berdasar survey Kompas, sepanjang
tahun2010 tercatat ada 708 kebakaran di lima wilayah di DKI Jakarta. Artinya
dalam sehari ada 2-3 kebakaran.
Pasal
1 butir 3 UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan defisini arsip
vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan prasyarat dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantukan apabila rusak atau hilang. Selanjutnya Pasal 56 UU tersebut
menjelaskan bahwa Pemerintahan Daerah wajib membuat program arsip vital yang
dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, pelindungan dan pengamanan dan
penyelamatan dan pemulihan. Mengenai arsip vital juga diatur dalam Pasal 13
Perda No.1 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Kearsipan yang menyebutkan bahwa
setiap SKPD wajib menerapkan program arsip vital sebagai perlindungan arsip
di lingkungannya terhadap bencana dan menyimpan dan merawat dengan cara
khusus. Berdasarkan kedua aturan tersebut terlihat jelas bahwa Pemerintah
Provinsi DKI Jakarta melalui BPAD sebagai lembaga kearsipan yang mempunyai
fungsi menyelenggarkan dan mengkoordinasikan bidang kearsipan wajib
membuat program arsip vital yang selanjutnya dijadikan pedoman bagi setiap
SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam menerapkan program
arsip vital guna perlindungan dan penyelamatan arsip vitalnya terhadap bencana.
Pengidentifikasian
Arsip Vital
Hal
yang sangat penting dalam perlindungan dan penyelamatan arsip vital adalah
bagaimana instansi pemerintah melakukan penentuan arsip yang dikategorikan
menjadi arsip vital. Kegiatan penentuan ini haruslah dilakukan dengan cara
hati-hati dan cermat melalui prosedur yang sistematis. Kesalahan dalam
menentukan arsip vital atau bukan akan menyebabkan kemungkinan instansi akan
mengalami kerugian, karena itu perlu dibentuk Tim Kerja yang keanggotaannya
terdiri dari pejabat yang mewakili Lembaga Kearsipan (BPAD), Biro Hukum,
Inspektorat, BPKD dan SKPD terkait yang menghasilkan arsip vital.
Sebelum
menentuan arsip vital maka perlu diketahui kriteria apa saja yang
dikaterorikan sebagai arsip vital. Pertama, merupakan prasarat bagi
keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi
maupun legalitasnya; Kedua, sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan
operasional kegiatan instansi karena verisi informasi yang digunakan sebagai
rekonstruksi apabila terjadi bencana; Ketiga, berfungsi sebagai bukti
kepemilikan kekayaan (aset) instansi; dan Keempat, berkaitan dengan kebijakan
strategis instansi.
Selanjutnya
langkah-langkah kegiatan yang dilakukan dalam melakukan identifikasi adalah :
Pertama, analisis Organisasi dilakukan untuk menentukan SKPD mana yang
memiliki potensial menciptakan arsip vital. Analisis organisasi dilakukan
melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi. Kedua, pendataan
atau survey yang merupakan teknik dalam mengumpulkan data mengenai arsip
vital. Pada tahapan ini untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital
pada SKPD yang potensial. Ketiga, pengolahan hasil pendataan untuk memperoleh
kepastian bahwa hasil identifikasi memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.
Keempat, penentuan arsip vital dilakukan dengan pengujian terhadap kesesuaian
antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan analisis
hasil pendataan sehingga dapat ditentukan jenis-jenis arsip vital di SKPD
yang bersangkutan secara pasti. Dengan demikian setiap SKPD akan memiliki
daftar arsip vital yang bersifat spesifik di SKPD masing-masing. Contoh arsip
vital : MoU dan Perjanjian Kerja Sama, arsip aset negara (sertifikat tanah,
BPKB, gambar gedung), berkasBERKAS: Himpunan dokumen / arsip yang
isinya saling berkaitan sehingga membentuk satu kesatuan informasi. perkara pengadilan, dan personal file. Kelima,
penyusunan Daftar Arsip Vital yang berisi informasi tentang arsip vital yang
ada pada organisasi ke dalam bentuk formulir dan ditandatangani oleh Ketua
Tim Kerja. Perlindungan terhadap Arsip Vital
Sebelum
mengetahui perlindungan terhadap arsip vital maka perlu diketahui lebih
dahulu faktor pemusnah/perusak arsip vital. Adapun faktor pemusnah/perusak
arsip vital disebabkan oleh 2 faktor. Pertama faktor bencana alam seperti
gempa bumi, banjir, tsunami, perembesan air laut, longsor, kebakaran, letusan
gunung berapi dan badai. Faktor kedua, adalah kemusnahan/kerusakan dan
kehilangan arsip vital yang disebabkan oleh faktor manusia seperti perang,
sabotage,, pencurian, penyadapan, unsur kesengajaan dan kelalaian manusia.
Dengan
memahami faktor pemusnah/perusak arsip akan ditetapkan metode perlindungan
arsip vital yang dilakukan dengan cara duplikasi dan dispersal (pemencaran)
sampai penggunaan peralatan khusus. Duplikasi dan dispersal adalah metode
perlindungan arsip vital dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau
copy arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat lain.
Metode ini dilaksanakan dengan asumsi bahwa bencana yang sama tidak akan
menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda. Selanjutnya, perlindungan
terhadap arsip vital dapat dilakukan dengan penggunaan peralatan khusus
seperti almari besi, filling cabinet tahan api, dan ruang bawah tanah.
Prinsipnya peralatan tersebut memiliki karekteristik tidak mudah terbakar,
kedap air, dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis
magnetik/elektronik. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital
Penyelamatan
arsip vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) arsip vital ke
tempat yang lebih baik khususnya pada saat atau pasca bencana. Untuk menjaga
kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah
penyelamatan arsip vital dengan cara : mengevakuasi arsip vital yang terkena
bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih aman. Selanjutnya
mengidentifkasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat
kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital.
Pemulihan
arsip vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang
rusak akbat bencana. Pemulihan atas arsip vital dilakukan dengan tahapan:
Pertama, stabilitas dan perlindungan arsip yang dievakuasi dilakukan dengan
pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan
pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin. Kedua, penilaian
tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan untuk menentukan jumlah dan
jenis kerusakan, media, atau peralatan apa yang ikut rusak termasuk memperhitungkan
kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.
Ketiga, pelaksanaan penyelamatan untuk bencana berskala besar perlu dibentuk
tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke
tempat yang aman. Untuk bencana berskala kecil cukup dilakukan oleh Unit
Fungsional dan SKPD terkait. Keempat, prosedur penyimpanan kembali dilakukan
dengan cara arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ke
tempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai. Kelima, setelah
dilakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui
seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamtan arsip vital dan penyusunan
laporan
Kesimpulan
Program
arsip vital yang dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, pelindungan
dan pengamanan dan penyelamatan dan pemulihan merupakan kebutuhan yang
sangat penting untuk mengantisipasi kerusakan dan kehancuran arsip
vital yang disebakan oleh bencana atau musibah.
BPAD
Provinsi DKI Jakarta sebagai lembaga kearsipan perlu segera menyusun
program arsip vital yang akan memberikan perlindungan, pengamanan, dan
pernyelamatan terhadap arsip vital ketika terjadi bencana.
Program
arsip vital merupakan salah satu usaha di bidang manajemen pencegahan
dan penanggulangan bencana/musibah yang diperlukan bagi SKPD di
lingkugan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dan digunakan sebagai pedoman
dalam pengelolaan arsip vital.
http://www.beritajakarta.comKebakaran
di DKI Jakarta. Kompas, 28 Maret 2011
Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta No.1 Tahun 2007 tentang Pengelolaan
Kearsipan
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 06 tahun 2005 tentang Pedoman
Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara Iwan
Satyoprodjo, S.H.,M.H Ka. Sub Bidang Pembinaan Kearsipan
(bangsimas)
Terakhir
Diperbaharui pada Selasa, 09 Agustus 2011 12:06
PERLINDUNGAN TERHADAP ARSIP VITAL
Arsip vital merupakan
kategori dari arsip dinamis, tercipta dalam berbagai bentuk media, tergantung
dengan fungsi organisasi. Karena itu dimungkinkan arsip yang tercipta berupa
media berbasis kertas, bentuk mikro, elektronik, gambar teknik, peta dan
sebagainya. Arsip vital yang diciptakan merupakan arsip aktif dan arsip
inaktif. Arsip vital yang bersifat aktif untuk kelanjutan hidup organisasi
disimpan pada central file atau ditempat penyimpanan arsip aktif di unit kerja. Arsip
vital yang bersifat aktif seperti arsip personalia, arsip
pertanggungjawaban keuangan, arsip pemasaran dan sebagainya umumnya frekuensi
penggunaannya masih tinggi dan terus menerus, karena itu harus tersedia pada
saat diperlukan. Arsip vital yang bersifat inaktif seperti pernyelenggaraan
suatu diklat yang sudah berlangsung beberapa waktu yang lalu, penyelenggaraan
pameran yang sudah berlangsung dan sebagainya. Pada umumnya frekuensi
penggunaan arsip vital yang bersifat inaktif sebagi berkas kerja sudah berkurang
dan disimpan pada pusat arsip (records center).
Untuk kelangsungan
operasioanal organisasi maka perlu adanya perlindungan terhadap arsip vital dan
perlindungan ini harus bersifat aktif! Perlindungan yang dapat dilakukan
disarankan antara lain membuat beberrap copy duplikat. Perlindungan untuk arsip
vital yang bersifat inaktif lebih sulit jika dibandingkan dengan perlindungan
arsip vital yang bersifat aktif pada central file. Hal tersebut diakrenakan
pada tempat penyimpanan arsip vital yang inaktif disentralkan pada pusat arsip
(records centre). Bebarapa arsip vital yang keberadaannya pada pusat arsip
seperti arsip seperi arsip anggaran dasar perusahaan, maka dapat dikelompokkan
sebagai arsip statis.
Kegiatan perlindungan
terhadap arsip vital, termasuk penciptaan duplikasi arsip vital dapat dilakukan
dengan berbagai macam cara yaitu dengan melakukan mikrografi, fotocopy langsung
arsip vital yang bermedia kertas, alih media arsip yang berbasi kedalam CD ROM,
DVD dan sebagainya. Disamping melakukan duplikasi dengan berbagai macam cara
termasuk program perlindungan arsip vital lainnya yaitu membatasi jumlah
penciptaan arsip sesuai dengan kebutuhan dan prosedur yang ada, disimpan pada
ruangan besi atau tempat lainnya, hal ini dilakukan agar selalu bisa memperluas
perlindungan tidak semua arsip vital saja tetapi termasuk semua jenis arsip
dinamis yang mempunyai nilai tinggi!
PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP
Pengertian arsip sebagaimana yang dimaksud dalam Undang –
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2 adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dari pengertiannya saja sudah jelas terlihat bahwa apa yang
dinamakan arsip tersebut sangat luas dan tidak mutlak berbentuk kertas.
Disini saya mencoba untuk menjabarkan permasalahan apa
saja yang dianggap sebagai factor perusak bahkan pemusnah arsip. Apapun
bentuknya arsip bisa saja rusak dan atau musnah.
Utamanya faktor perusak dan atau pemusnah arsip itu
secara garis besar ada dua macam. Yang pertama yaitu factor yang disebabkan
oleh bencana alam seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembasan air laut,
longsor, kebakaran, gunung meletus dan lain-lainnya. ( ngat peristiwa tsunami
di Aceh Beberapa tahun yang lalu dan juga yang baru-baru ini yaitu gempa
Padang, yang kesemuanya itu masuk kategori bencana alam yang menghancurkan
segalanya tidak terkecuali arsip-arsip/ dokumen yang tersimpan di badan arsip,
perusahaan, lembaga kemasyarakatan, organisasi politik yang di daerah maupun
dokumen yang tersimpan pada perorangan).
Faktor yang kedua yaitu oleh manusia sendiri seperti
disebabkan karena peperangan, sabotase, pencurian, penyadapan atau unsure
sengaja dan kelalaian manusia.
Sebagai tambahan yaitu yang ketiga juga bisa disebut
sebagai factor perusak dan atau pemusnah yaitu yang disebabkan oleh jenis hewan
seperti rayap, kutu buku dan lain-lain.
Sebelem itu semua terjadi hendaknya kita membuat metode
perlindungan arsip misalnya dengan duplikasi/ digitalisasi arsip dengan cara
menciptakan duplikat atau backup atau copy arsip dan menyimpan hasil
duplikasinya ditempat lain. Disini yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan
duplikasi adalah memilih dengan cermat dan teliti bentuk-bentuk duplikasi yang
diperlukan, factor biaya yang mampu disediakan juga menjadi sorotan serta aspek
efisiensi harus menjadi pertimbangan pokok sehingga setiap langkah jangan
sampai terjadi duplikasi yang berulang-ulang. Kalu misalnya sudah pernah
diduplikasi, diduplikasi dalam bentuk apa dan dimana lokasinya, seberapa sering
duplikasi itu dipergunakan sehingga diketahui jumlah duplikasi yang diperlukan,
harus mencatat kapat duplikasi dilaksanakan guna menjamin bahwa duplikasi benar
telah dibuat secara lengkap dan terjamin keotentikannya, jika melakukan
duplikasi di luar media kertas perlu disiapkan media untuk membaca dan
reproduksi informasinya.
Metode duplikasi dapat dilakukan dengan membuat alih
media kedalam CD/ DVD ataupun yang paling baru sekarang ini BlueRay. Media
tersebut kemudian dibuatkan backup.
Perlindungan arsip dari kerusakan dan kehancuran atau
musnah dapat dilakukan dengan penggunaan perlatan penyimpanan khusus seperti
almari bersi, filing cabinet tahan api, kedap air dan bebas medan magnet, ini
untuk jenis arsip berbasis magnetic/ elektronik.
Pengamanan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara
seperti penggunaan system kemanan ruang penyimpanan, penggunaan sistem alarm
yang dapat mengamankan dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan
lain-lainnya. Penggunaan bahan kedap air atau menempatkan arsip pada ketinggian
yang bebas dari banjir. Mempergunakan struktur rancang bangun bagi bangunan di
daerah rawan gempa, topan dan badai. Dilengkapi dengan alarm, hydrant dan alat
pemadam kebakaran.
Untuk pengamanan informasi arsip itu sendiri biasanya
diatur oleh lembaga kearsipan yang bersangkutan. Di Arsip Nasional RI misalnya
menggunakan cara : memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip yang
dimaksudkan untuk menjamin bahwa arsip hanya dipergunakan oleh yang berhak.
Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam.
Menyusun PROTAP [Prosedur Tetap] secara rinci dan detail. Memberi kode rahasia
pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses. Menjamin
bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dalam penggunaan hak
itu terkontrol dengan baik dengan menerapkan indek langsung dan tidak langsung.
Dan yang terakhir adalah penyimpanan, arsip dapat
disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah dan atau menghambat unsur
perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah usaha pencurian baik fisik maupun
informasinya. Metode yang diterapkan Arsip Nasional yaitu dengan penyimpanan
arsip yang ditempatkan pada ruangan tertentu yang berada pada kompleks gedung
pencipta arsip dan atau ditempatkan pada gedung diluar gedung perkantoran
pencipta arsip. (dikutip dari Http://Kodzan blogspot.com)
